Văn hoá báo cáo – thành tố quan trọng của Văn hoá an toàn

Văn hóa báo cáo là xây dựng môi trường làm việc ở đó mọi người có thể tin tưởng báo cáo các vấn đề liên quan đến an toàn mà không sợ bị trừng phạt. Mọi báo cáo an toàn đều được tôn trọng. Danh tính người báo cáo được bảo mật nếu cần và mọi thông tin báo cáo được xem xét và xử lý nghiêm túc, theo quy định.

Thành công của hệ thống báo cáo phụ thuộc vào nguồn thông tin liên tục được cung cấp từ cán bộ nhân viên trong tổ chức. Việc xử lý và bảo vệ nguồn thông tin an toàn rất quan trọng để đảm bảo tính thông suốt và liên tục. Văn hóa báo cáo góp phần cung cấp thông tin liên quan đến con người, kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, môi trường khai thác… những nhân tố quyết định an toàn của cả hệ thống; Văn hóa báo cáo giúp thực hiện hiệu quả công tác nhận diện và quản lý rủi ro và ra quyết định; phục vụ công tác giám sát, phân tích và điều tra tai nạn, sự cố an toàn; Đặc biệt, văn hóa báo cáo là một phương tiện cải tiến hệ thống quản lý an toàn, là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá tính tích cực và hiệu quả của Văn hóa an toàn của tổ chức.

Văn hóa báo cáo có mối liên hệ chặt chẽ với các thành tố khác của Văn hóa an toàn như Văn hóa chính trực, Văn hóa học hỏi, Văn hóa thông tin và Văn hóa thích ứng.

Văn hóa báo cáo chỉ đạt hiệu quả khi tổ chức đẩy mạnh văn hóa chính trực. Văn hóa báo cáo phát triển hay không phụ thuộc vào cách ứng xử của tổ chức với việc mắc lỗi và kỷ luật. Sẽ không có tự nguyện báo cáo nếu nhân viên luôn bị kỷ luật khi báo cáo trung thực các lỗi sơ xuất, lỗi hệ thống nằm ngoài kiểm soát của cá nhân. Mặt khác, việc khuyến khích báo cáo sẽ không bị ảnh hưởng khi những lỗi cố ý, gồm cả hành vi cẩu thả hay phá hoại sẽ bị trừng phạt nghiêm khắc. Văn hóa chính trực có bộ nguyên tắc chỉ định ranh giới những hành động chấp nhận được và không chấp nhận được. Các báo cáo công khai, trung thực đặc biệt quan trọng đối với hệ thống quản lý an toàn, giúp dự báo các mối nguy hiểm hoặc điều tra một tai nạn sự cố an toàn, giúp tổ chức có hành động kịp thời và biện pháp phù hợp để khắc phục, giảm thiểu rủi ro. Báo cáo an toàn của nhân viên cần được đánh giá một cách nghiêm túc dưới góc độ hệ thống thay vì xem xét theo quan điểm cá nhân.

Văn hóa báo cáo hỗ trợ văn hóa thông tin. Các dữ liệu và thông tin an toàn được thu thập nhằm duy trì và cải thiện an toàn hàng không. Một tổ chức có môi trường văn hóa thông tin tốt phụ thuộc vào việc phát triển mạnh văn hóa báo cáo. Thông qua báo cáo thường xuyên, nhân viên được cung cấp thêm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, họ thêm hiểu biết về nhận diện rủi ro, nguy hiểm và áp dụng những thay đổi cần thiết để đảm bảo an toàn khai thác.

Văn hóa báo cáo thúc đẩy văn hóa học hỏi. Tổ chức và cá nhân nhờ tiếp cận các thông tin báo cáo hữu ích và kịp thời giúp hình thành khả năng học hỏi từ sai lầm của người khác và của chính mình. Công tác bình giảng an toàn, huấn luyện kỹ năng phản biện dần nâng cao kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên trong tổ chức.

Văn hóa báo cáo và khả năng thích ứng linh hoạt: Môi trường khai thác luôn thay đổi làm cơ sở ra đời các báo cáo an toàn. Việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin, báo cáo kịp thời và liên tục giúp cho quá trình ra quyết định phù hợp, thích ứng với yêu cầu thay đổi thực tế.

Theo các chuyên gia, biểu hiện của một tổ chức có văn hóa báo cáo tích cực là:

► Nhân viên luôn tin tưởng lãnh đạo, được huấn luyện đầy đủ về nhận diện nguy hiểm và tiếp cận hệ thống quản lý ATCL

► Văn hóa báo cáo không trừng phạt được đẩy mạnh, người báo cáo luôn nhận được phản hồi và khích lệ; Khen thưởng báo cáo và hành động tích cực

►  Xây dựng quy trình báo cáo và xử lý báo cáo đơn giản, nhanh gọn, dễ tiếp cận

►  Mỗi tháng, nhóm 10 nhân viên cần có 1 – 2 báo cáo cho tổ chức

Trách nhiệm báo cáo an toàn thuộc về cán bộ nhân viên tại tất cả các lĩnh vực của tổ chức, đặc biệt các nhân viên tuyến trước. Các cấp quản lý cần tạo niềm tin và khuyến khích đội ngũ nhân viên tích cực báo cáo về các nguy cơ, sự cố uy hiếp an toàn. Cũng như văn hóa an toàn, xây dựng văn hóa báo cáo đòi hỏi quá trình lâu dài và kiên trì để thay đổi quan niệm, nhận thức và xây dựng niềm tin từ mỗi cá nhân và tổ chức. Văn hóa báo cáo của Vietnam Airlines đang từng bước thay đổi theo hướng ngày càng chủ động và tích cực hơn.